REGULAMIN
Konferencji TRAFO 2024
„Niezawodność i bezpieczeństwo eksploatacji transformatorów”
12-14 Czerwca 2024 r., HP Plaza Hotel, Wrocław
organizowana przez Ecol Sp. z o.o. i Trafo-Technika Sp. z o.o. („Regulamin”)
§1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Organizatorami Konferencji TRAFO 2024 „Niezawodność i bezpieczeństwo eksploatacji transformatorów” (Konferencja), która odbędzie się w od 12 do 14 czerwca 2024 r. w HP Plaza Hotel Wrocław są:
1.1. Ecol Sp. z o.o., z siedzibą w Rybniku przy ul. Podmiejskiej 71 A, KRS: 0000060857, NIP: 6420000576, która jest uprawniony do podejmowania wszelkich działań (zaciągania zobowiązań i rozporządzania prawami) określonych niniejszym Regulaminem, (Ecol)
1.2. Trafo-Technika Sp. z o.o. z siedzibą Łodzi, Al. Tadeusza Kościuszki 80/82, KRS 0000763006; NIP 7252285253 (Trafo-Technika)
2. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług przez Ecol w zakresie organizowania Konferencji, zasady korzystania z tych usług i zasady ochrony danych osobowych Uczestników Konferencji.
3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na https://trafo.ecol.eu w formie, który umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie. Regulamin jest dostępny również w siedzibie Ecol, wskazanej w § 1 ust. 1.1 Regulaminu.
4. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej: https://trafo.ecol.eu „Strona Internetowa Konferencji”.
5. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
5.1. Uczestnik – osoba fizyczna która zgłosiła swój udział w Konferencji lub której udział w Konferencji został zgłoszony przez Rejestrującego,
5.2. Rejestrujący – osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która zawiera z Ecol umowę na zasadach określonych w Regulaminie.
5.3. Hotel – podmiot, u którego odbywa się Konferencji,
5.4. Zgłoszenie – dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie.
§2
ZAWARCIE UMOWY
1. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi uczestnictwa w Konferencji wymaga dokonania zamówienia usługi poprzez rejestrację na stronie https://trafo.ecol.eu
2. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi uczestnictwa w Konferencji następuje w momencie akceptacji warunków umowy poprzez kliknięcie w link REJESTRACJA znajdujący się na końcu rejestracji.
3. Z chwilą rejestracji/zawarcia umowy Rejestrujący oraz Uczestnik:
3.1. akceptuje niniejszy Regulamin,
3.2. oświadcza, że zapoznał się z dokumentami zawierającymi zasady i warunki zawarcia umowy oraz akceptuje ich treść,
3.3. oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Ecol w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi oraz wyraża zgodę na przekazanie i powierzenie ich przetwarzania innym podmiotom w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego i należytego wykonania Usługi,
3.4. Uczestnik zobowiązuje się do wyrażenia zgody na publikację wizerunku (załącznik nr 1 do Regulaminu) ,
3.5. Uczestnik oświadcza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Ecol Sp. z o.o. z siedzibą: w Rybniku (44-207), ul. Podmiejska 71 A, jako administratora danych osobowych oraz jej partnerów handlowych, w celach marketingowych oraz sprzedażowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Uczestnik oświadcza iż został poinformowany o tym, że podanie danych jest dobrowolne oraz że ma prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, a także o pozostałych kwestiach wynikających z Rozporządzenia RODO oraz Polityki Prywatności Ecol, dostępnej na stronie https://ecol.eu/klauzula-informacyjna-rodo/
4. Osoba dokonująca rejestracji/zamówienia usługi zobowiązana jest posiadać odpowiednie umocowanie do zawarcia umowy w imieniu Rejestrującego, w przypadku jego braku, osoba ta będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wywiązanie się z zawartej umowy.
§3
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z organizacją Konferencji jest Ecol Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku, ul. Podmiejska 71 KRS: 0000060857 Sąd Rejonowy Gliwice, NIP: 6420000576, REGON: 271173970 (Ecol).
2. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88, RODO), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1000., UODO), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz Regulaminem.
3. Organizator będzie przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego (Stany Zjednoczone) na podstawie Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 Lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (dalej zwanej „Decyzją”), w przypadku publikacji zdjęć z Konferencji na portalu społecznościowym YouTube lub Facebook.
Decyzja stwierdza, że dozwolone jest przekazywanie danych do podmiotów w Stanach Zjednoczonych, które przyjęły zbiór zasad ochrony prywatności – zasad ramowych Tarczy Prywatności UE-USA, w tym zasad uzupełniających, w drodze samocertyfikacji, poprzez wpisanie ich na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. YouTube LLC (formalnie wpis dokonała spółka Google LLC – spółka matka wobec YouTube LLC, przy czym wpis obejmuje także YouTube LLC) oraz Facebook, Inc są podmiotami wpisanymi na listę podmiotów, które dokonały samocertyfikacji w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. Lista podmiotów dostępna jest pod adresem: www.privacyshield.gov o zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych zgodnie z Tarczą Prywatności UE-USA oraz stosowanych zabezpieczeniach dostępne są pod adresem: www.privacyshield.gov.
4. Dane osobowe Uczestników nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
5. Dane osobowe podane w zgłoszeniu on-line będą przetwarzane w celu i zakresie związanymi z organizacją Konferencji. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit b) RODO – realizacja umowy (akceptacja Regulaminu i zgłoszenie udziału w Konferencji oraz przyjęcie przez Organizatora zgłoszenia i opłaty za uczestnictwo stanowi zawarcie umowy). Ecol może również przetwarzać dane osobowe Uczestników w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń pozostających w związku z organizowanym Konferencji, jak również w zakresie promocji Kongresu np. poprzez publikowanie fotografii z wizerunkiem Uczestników na portalach społecznościowych administrowanych przez Organizatora np. Facebook, Instagram, co stanowi jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W takim przypadku dane osobowe będą przechowywane przez wynikający z przepisów prawa okres przedawnienia roszczeń lub czynów karalnych.
6. Jeżeli Uczestnik wyraził zgody, o których jest mowa w § 2, dane osobowe będą przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu/celów, na które wyrażono zgodę, do momentu wycofania zgody przez Uczestnika. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – dobrowolna, jednoznaczna, świadoma i konkretna zgoda osoby, której dane dotyczą. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
7. Uczestnikom przysługują prawa do: a) dostępu do danych, b) sprostowania danych, c) cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie danych. Uczestnik w granicach przepisów prawa ma również prawo wnieść sprzeciw względem przetwarzania jego danych osobowych, w przypadku gdy Organizator przetwarza je w celu wynikającym z jego prawnie uzasadnionego interesu. Realizacja uprawnień, o których mowa powyżej może odbywać się poprzez pisemne wskazanie swoich żądań przesłane na adres Administratora.
8. Uczestnikom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie ich danych przez ECOL jako Administratora.
§4
PRZEDMIOT UMOWY
1. Na mocy zawartej umowy Ecol zobowiązuje się umożliwić Uczestnikowi uczestnictwo w Konferencji, a Rejestrujący zobowiązuje się uiścić z tego tytułu opłatę.
2. Ecol ogłasza na Stronie Internetowej Konferencji dane dotyczące przedmiotu, terminu, miejsca, programu i ceny uczestnictwa w Konferencji.
3. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
3.1 zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,
3.2 uiszczenie odpowiedniej opłaty w wysokości i w terminie określonym w Regulaminie,
4. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonuje się poprzez przesłanie prawidłowo uzupełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie https://trafo.ecol.eu do dnia wskazanego jako termin przyjmowania zamówień.
5. Podczas rejestracji Rejestrujący powinien dokonać wyboru zamawianego pakietu uczestnictwa spośród dostępnych w formularzu – oddzielnie dla każdego Uczestnika.
6. Ecol zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji bez podania przyczyny, w takim przypadku zwróci w całości uiszczoną opłatę. Odmowa przyjęcia zgłoszenia może zostać dokonana nie później niż na 3 dni przed ustaloną datą Konferencji.
7. Wszelkie zmiany dokonywane przez Rejestrującego dotyczące zamówienia odbywają się w formie korespondencji e-mailowej pod rygorem nieważności wprowadzanych zmian.
8. Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
9. Ecol nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
10. Rejestrujący może dokonać nieodpłatnie zmiany zgłaszanego Uczestnika poprzez wysłanie odpowiedniej informacji zawierającej dane osobowe nowego Uczestnika, które są wymagane w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym on-line), wraz z podpisanym przez nowego Uczestnika oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, listem poleconym na adres siedziby Ecol lub też drogą elektroniczną na adres e-mail: konferencje@ecol.com.pl, nie później niż przed zamknięciem rejestracji na Konferencję.
Informacje złożone po ww. terminie lub niepełne nie wywołują skutku.
§5
WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Rejestrujący zobowiązany jest dokonać płatności za udział w Konferencji w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy tj. akceptacji warunków Umowy poprzez przesłanie prawidłowo uzupełnionego formularza rejestracyjnego, przy czym nie później niż przed rozpoczęciem się Konferencji.
2. Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty z tytułu uczestnictwa w Konferencji i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa.
3. Wszelkie opłaty bankowe obciążają Uczestnika lub Rejestrującego.
4. Na żądanie Uczestnika lub Rejestrującego lub bez takiego żądania, w przypadku nie przybycia Uczestnika na Konferencję, Ecol wystawia fakturę VAT na adres wskazany w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym), po uiszczeniu opłaty na rzecz Ecol z tytułu zawartej umowy.
§6
REZYGNACJA UCZESTNIKA/REJUESTRUJĄCEGO
1. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je na adres siedziby Ecol lub też drogą elektroniczną na adres e-mail: konferencje@ecol.com.pl.
2. W przypadku rezygnacji Uczestnika / Rejestrującego z uczestnictwa w Konferencji zgłoszonego nie później niż na 14 dni przed ustaloną datą Konferencji, Uczestnik ma prawo do zwrotu wniesionej opłaty.
3. W przypadku rezygnacji Uczestnika / Rejestrującego z uczestnictwa w Konferencji zgłoszonego w terminie późniejszym aniżeli na 14 dni przed ustaloną datą Konferencji, Rejestrujący będzie zobowiązany do uiszczenia całej ceny zgodnie z zawartą umową.
4. Rejestrujący może złożyć rezygnację z uczestnictwa w Konferencji w stosunku do wszystkich lub imiennie wskazanych przez Rejestrującego Uczestników, których zgłosił do uczestnictwa w Konferencji.
5. W przypadku braku uczestnictwa Uczestnika w Konferencji oraz braku oświadczenia o rezygnacji w terminie 14 dni przed ustaloną datą Konferencji, Rejestrujący zobowiązany będzie do uiszczenia pełnej opłaty zgodnie z zawartą umową oraz nie będzie mu przysługiwać prawo do żądania zwrotu uiszczonej opłaty ani innych zapłaconych należności z tytułu zawartej umowy.
6. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny anulowania rejestracji lub braku uczestnictwa.
§7
WARUNKI UCZESTNICTWA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA
1. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
2. Uczestnik i Rejestrujący ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą za spowodowanie jakichkolwiek szkód w trakcie uczestnictwa Uczestnika w Konferencji.
3. Ecol, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji lub pobytu Uczestnika w związku z Konferencją.
4. Ecol, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca gdzie odbywa się Konferencja, nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Konferencją i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników.
5. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie Ecol.
6. Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty dojazdu i pobytu na Konferencji, chyba że koszty pobytu zostały ujęte w ramach opłaty za wybrany pakiet uczestnictwa.
7. Warunkiem dopuszczenia Uczestnika zgłoszonego przez Rejestrującego do uczestnictwa w Konferencji jest:
7.1. złożenie oświadczenia o zapoznaniu się i zaakceptowaniu Regulaminu podczas rejestracji. W przypadku odmowy zaakceptowania przez Uczestnika regulaminu, rejestracja nie zostanie ukończona, a Ecol nie poniesie z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej,
7.2. uiszczenie opłaty z tytułu uczestnictwa w Konferencji i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa (tj. np. opłaty za catering, itp.),
7.3. wypełnienie obowiązków, o których mowa w § 4 ust. 3.
§8
REKLAMACJE
1. Wszelkie reklamacje Uczestników lub Rejestrujących wobec Ecol powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru wysłanym na adres siedziby Ecol.
2. Reklamacje Uczestników lub Rejestrujących mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie terminu określonego w ust. 2 powyżej żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.
§9
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Ecol, Uczestnik lub Rejestrujący otrzyma zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty, bądź też zostanie zaproponowany mu inny termin Konferencji za porozumieniem zainteresowanych.
2. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn losowych, zaistnienia siły wyższej, która uniemożliwi zarówno przeprowadzenie Konferencji, jak i jej odwołanie, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat poniesionych w celu uczestnictwa w Konferencji.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu zawarcia niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Ecol.
4. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim.
5. Ecol zastrzega sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie. O każdej zmianie Regulaminu Ecol poinformuje wszystkich Rejestrujących, na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku akceptacji zmian regulaminu, Rejestrujący powinien powiadomić Ecol o takiej decyzji, przesyłając stosowne oświadczenie na adres e-mail: konferencje@ecol.com.pl pod rygorem uznania, że akceptuje w całości wprowadzone zmiany.
6. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn.zm.).
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem 04 marca 2024 r.